פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות

פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות

פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות מספק יתרונות גדולים, גם למנפיק של החשבוניות והקבלות הדיגיטליות, וגם למקבל של החשבוניות והקבלות הדיגיטליות. חרף העובדה שעל פניו נראה כי מקבלי החשבוניות והקבלות הדיגיטליות מרוויחים יותר, אימוץ החשבוניות והקבלות הדיגיטליות מהווה התקדמות ענקית בניהול החשבוניות והקבלות הדיגיטליות משני הצדדים. ההשקעה במערכות שמספקת פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות רווחית מאוד ועשויה להיות הצעד הראשון להשלמת הדיגיטליזציה של הארגון שלכם, מהלך מהותי להבטחת התחרותיות שלו. אם תקפידו על קריאה מורחבת ועניינית של תחילת המאמר הנ”ל ועד לסיומו, תבינו בדיוק למה אנחנו מתכוונים.

מה הוא פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות, ולמה הוא כל כך חשוב?

בעוד שלקוחות רוכשים מוצרים מבית העסק, על המנהל והלקוחות לקבל הוכחת תשלום עבור המוצרים שנרכשו. המטרה של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות הינה לספק הוכחה לעסקה פיננסית בין הלקוחות לבין בית העסק. פעם, היה אפשר להדפיס חשבוניות או קבלות רק על גבי נייר. זה ציין את מחיר הפריט, הסכום ששולם באמצעות הלקוח ותאריך הדפסת החשבונית או הקבלה הפיסית. בעלי עסקים נאלצו לשמור את החשבוניות ואת הקבלות הללו בקבצים פיסיים, על מנת לעקוב אחרי הכספים שלהם. ואילו כיום, בעידן המודרני, לחברות קטנות וגם לפרילנסרים יש את הבחירה ליצור פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות לשלוח לקהל היעד. במקום להדפיס את המידע על נייר, החשבונית או הקבלה יישלחו ללקוחות בדואר אלקטרוני או בפלטפורמה דיגיטלית אחרת.

נשאלת השאלה – כיצד עובד פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות? – בקופה, או בכל צורת קנייה, המוכר ישאל את הלקוח אם הוא מעדיף קבלה דיגיטלית או קבלה מודפסת. חלק מבעלי עסקים קטנים יכולים להציע את שניהם. אם הלקוח בוחר לקבל קבלה דיגיטלית, בעל העסק פשוט יעלה את הפרטים של הלקוח. לאחר מכן, הפלטפורמה תשלח את הקבלה לתיבת המייל של הלקוח. אפשרי גם לשמור מידע כמו למשל – נתונים מהעסקה וכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח. יזמים בזמנים קטנים יכולים להשתמש בנתונים אלה עבור קמפיינים שיווקיים עתידיים. באופן כללי, יצירה של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות עבור העסק שלכם מעולם לא הייתה יותר קלה – עבור כל בית עסק, מיתוג הוא מכריע על מנת שהלקוחות יוכלו לזהות בלי כל בעיה מי אתם. ומכיוון שכך, חשוב שבעלי עסקים, חברות, ארגונים ייצרו קבלות או חשבוניות דיגיטליות משלהם כדי שיוכלו להוסיף את המיתוג שלהם למסמך. המון פלטפורמות מאפשרות לחברות קטנות ליצור חשבוניות או קבלות פשוטות משלהן. באופן הזה יהיה באפשרותכם לבנות את הקבלה או את החשבונית לפי סדר העדפותיכם. עליכם לוודא שאתם מצליחים למצוא פלטפורמה המציעה תבנית קבלה או חשבונית פשוטה שתוכלו לערוך ולהתאים באופן אישי אותן בהתאם למיתוג שלכם. כאשר צרכנים פותחים את החשבונית או את הקבלה הדיגיטלית בדואר האלקטרוני שלהם, הם יידעו בדיוק מאיפה הו הגיעו מכיוון שהוספתם אליהן את המיתוג שלכם, לרבות פרטי העסק שלכם.

במה בא לידי ביטוי פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות?       

פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות מספק סגולות ענקיות, גם למנפיק שלהן וגם למקבל שלהן. למרות שנראה כי המקבלים מרוויחים יותר, אימוץ החשבונית או הקבלה הדיגיטלית מהווה התקדמות גדולה בניהול החשבוניות משני הצדדים. ההשקעה במערכות חשבונית או קבלה דיגיטלית רווחית מאוד ויכולה להיות הצעד הראשון להשלמת הדיגיטליזציה של החברה שלכם, מהלך מהותי להבטחת התחרותיות שלה. והנה במה בא לידי ביטוי פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות –

• צעד ראשון לדיגיטליזציה – החשבונית או הקבלה הדיגיטלית מהוות את הצעד הראשון להשלמת הדיגיטליזציה של הארגון שלכם. פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות ניתן להרחבה. לאחר הטמעת טכנולוגיית החלפת נתונים אלקטרוניים להחלפת חשבוניות או קבלות דיגיטליות, אפשרי לבצע סינרגיה של סוגים רבים אחרים של הודעות.
• חיסכון ישיר בעלויות – פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות מספק חיסכון ישיר בעלויות באמצעות ביטול השימוש בנייר בהדפסה, רישום ואחסון חשבוניות או קבלות.
• ביטול הסיכון לאובדן – הסיכון לאובדן מסמכי נייר מתבטל וזאת הודות לאחסון מאובטח וזמינות מקוונת של חשבוניות או קבלות.
• השפעה סביבתית מופחתת – השימוש בחשבונית או בקבלה דיגיטלית בהכרח מפחית את ההשפעה הסביבתית באמצעות ביטול פליטת נייר ופליטת CO2 במהלך הייצור.
• מנגנוני אחסון זריזים, מאובטחים וחוקיים – פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות דורש מנגנוני אחסון זריזים, מאובטחים וחוקיים. המסמכים המקוריים החתומים מאוחסנים בצורה מאובטחת לתקופה שנקבעה ביישום הרלוונטי. זה מקטין את עלויות האחסון ומאפשר למשתמשים לעיין בחשבוניות או בקבלות קודמות באינטרנט.
• אוטומציה ושילוב תהליכי קבלת חשבוניות – פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות מאפשר אוטומציה ושילוב של קבלת חשבוניות או קבלות. מקורה בפורמט דיגיטלי, כאשר אפשר לשלב אוטומטית את החשבונית או הקבלה הדיגיטלית עם מערכות הנהלת חשבונות, מה שהופך אותן למוכנות לתשלום כמעט ללא כל התערבות אנושית.
• אבטחה גדולה יותר – פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות נשלח דרך רשתות פרטיות וכמובן בדואר האלקטרוני. כמו כו, המקור והאותנטיות של חשבוניות וקבלות דיגיטליות מובטחים עם מערכות חתימה אלקטרוניות.
• פרודוקטיביות מוגברת – מחלקות הניהול מגדילות את הפרודוקטיביות שלהן על ידי אוטומציה של תהליכי הוצאת קבלה או חשבונית דיגיטליות, מה שמאפשר לעובדים להפנות את תשומת לבם למשימות עם יותר ערך מוסף.
• הפחתה בזמני אספקת חשבוניות – פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות מביא לקיצור זמני תשלום. האפקטיביות של תהליכי הנפקת וקליטת החשבוניות או הקבלות, המידיות שלהן וביטול וירטואלי של טעויות ביצירה וברישום של חשבוניות, מצמצמים את זמני האספקה ​​שלהן.
• יעילות מוגברת וביטול טעויות אנוש – יעילות רבה יותר וביטול טעויות אנוש הן השלכות של אוטומציה ושילוב של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות. חשבוניות וקבלות דיגיטליות מועברות באופן אוטומטי בין המנפיק לנמען. בהינתן אפשרות שכזאת, התועלת הכלכלית הגדולה ביותר אינה נגזרת מחסכון בחומרים מודפסים, כי אם מאוטומציה ומשילוב מלא של תהליך הפקת החשבונית או הקבלה הדיגיטלית בין שותפים עסקיים, מהזמנת הרכש ועד לתשלום.

במה בא לידי ביטוי התהליך של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות?

התהליך של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות בא לידי ביטוי ממש ככה – כלי החשבונית או הקבלה הדיגיטלית ייצור את החשבונית או את הקבלה באופן אוטומטי, וזאת באמצעות שליפה של נתונים מהמקורות הנכונים, ויאפשר לכם לאשר את דיוקן לפני השליחה שלהן. בשלב הבא, החשבונית או הקבלה יישלחו באופן מקוון לנמען, שיקבל הודעה על הגעתן. תלוי אם הלקוח מוגדר לקבל חשבונית או קבלה דיגיטלית ישירות לפתרון הפיננסי שלו, היא תישלח לשם, או למייל שלו. השלב האחרון הוא תשלום. ככל שהלקוח מוגדר בצורה דיגיטלית יותר, התשלום מהיר יותר. משום שכמעט הכול קורה באופן אוטומטי, אין צורך בשרטוט נתונים ידני, הדפסה או שליחת נייר באמצעות הדואר הרגיל – מה שחוסך זמן, כסף ונזק לסביבה. תכונה נהדרת נוספת היא כי פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות פועל גם כתיבת הדואר הנכנס של החשבוניות או הקבלות שלכם – יהיו לך חשבוניות או קבלות נכנסות במקום אחד, בלי כל קשר אם החשבונית או הקבלה במקור דיגיטלית, בפורמט PDF או על נייר.

ומחשבות אחרונות מאוד מעניינות –

באופן עקרוני, אנחנו ממליצים בחום על חברת ZPI, היא מקדמת בעלי מקצוע ומעודדת גם חברות שמצליחות להציע שירות לקוחות אדיר עד למסך שלה לקוחות שלהן.  חברת ZPI מאמינה כי היתרונות העיקריים עבור רוב העסקים של פתרון חשבוניות וקבלות דיגיטליות הם החיסכון בזמן והוזלת העלויות. באמצעות חשבונית או קבלה דיגיטלית, תהליך החשבונית מפושט; אין צורך לסרוק מסמכים ואתם מקבלים הצעות אוטומטיות להנהלת החשבונות שלכם.